EP1. Excel 入门
1.0 简介
这篇笔记整理自 Excel 入门教学影片第一集，适合完全没用过 Excel 的人。
内容从 Excel 是什么开始讲，然后教你怎么输入和修改资料，包括处理手机号码、日期、货币这些常见问题。
接着讲怎么把表格弄得好看，最后简单介绍排序、筛选和自动计算的功能。
整个系列共十集，学完可以应付职场上大部分的资料工作。
1.1 Excel 是什么？
- 微软出的试算表软件，可以用来整理、计算和分析资料，工作或日常生活都很实用。
- 🔎 更多详情：Introduction to Excel
1.2 版本有哪些？
| 版本 | 付费方式 | 特点 |
|---|---|---|
| 单机版 | 一次性买断 | 不会自动更新 |
| Microsoft 365 | 按月或按年订阅 | 自动更新，有最新功能 |
| 网页版/td> | 免费 | 功能简化，够用于基本编辑 |
| 手机版 | 免费 | 功能简化，适合手机/平板 |
2.0 资料输入与格式设定
2.1 基本操作
- 储存格（Cell） 是输入资料最基本的格子，太小的话可以用
Ctrl + 滚轮或右下角的+来放大画面。 - 按 Enter 会往下移，按 Tab 会往右移，方向键也可以控制移动方向。
- 🔎 更多详情：Format Cells
2.2 手机号码开头的 0 不见了？
Excel 会自动把开头的 0 删掉，因为它把号码当成数字来处理。
解决方法：
- 先选取要输入手机号码的那一列
- 把格式改成 「Text / 文字」
- 重新输入号码，
0就会保留了
2.3 日期要怎么输入？
- 必须用斜线
/或横线 来分隔年月日，例如2024/01/15。 - ❌ 不能用逗号或小数点，不然 Excel 会当成普通文字，没办法排序或计算。
- ✅ 日期的显示方式可以改（只显示月日、只显示月份等），但实际储存的日期不会变。
- 想反悔恢复原本的格式，按 「Undo / 复原」按钮 或
Ctrl + Z。
2.4 货币格式
- 输入金额后，套用 「Currency / 货币」格式会自动加上货币符号（如 RM）。
- 如果格子里显示
####，代表栏位太窄，把栏位拉宽就好。 - 想让货币符号紧贴数字前面，改用 「Currency / 货币符号」格式，并移除不必要的小数位。
- 想栏位自动调整到最合适宽度，双击栏位的分隔线（Column Border） 就可以了。
2.5 修改资料
- 想清空格子：按
Delete - 想修改部分文字：双击格子进入编辑模式，再改内容
2.6 复制与贴上
- 复制 Copy：
Ctrl + C - 贴上 Paste：
Ctrl + V - 想复制格式到其他格子：点击已设定好的格子，再点左上角的 「Format Painter / 格式刷（笔刷）」 按钮
2.7 批量取代文字 ✅
当需要把表格里某个词全部换掉（例如把「行销部」全部换成「业务部」）：
- 启用 「Find & Replace / 寻找与取代」（
Ctrl + H） - 在 「Find what / 寻找目标」 输入要找的字
- 在 「Replace with / 取代为」 输入要换的字
- 按 「Replace All / 全部取代」，Excel 会自动帮你换好
- 🔎 详细教学：Find & Select (Replace)
2.8 储存档案
- 重要资料要记得储存（
Ctrl + S），避免当机时资料丢失。 - 储存后，双击档案就可以重新打开继续编辑。
3.0 表格美化与列印设定
3.1 标题美化
- 标题选起来，套用 Bold / 粗体（
Ctrl + B）让它更显眼。 - 可以加上**粗框线（Thick Border）**来区隔标题和资料。
- 也可以替标题行加背景色（Fill Color）（例如绿色），再把文字改成白色（Font Color），对比效果更好。
3.2 调整行高与栏宽（Row Height & Column Width）
- 点左上角的小方块（Select All）选取整张工作表，拖曳行高的分隔线来加大所有行的高度。
- 选取多个栏（例如 A 到 E），拖曳分隔线来统一加大栏宽。
- 💡 注意对齐方式要统一，例如日期和金额靠右对齐（Align Right），标题也跟着改。
3.3 版面平衡小技巧
表格不要顶着左上角，可以在左边和上面各插入一个空白栏/行（Insert Column / Insert Row），整体看起来比较舒服。
3.4 加入页首（公司 Logo 和标题）
- 在表格上方插入空白行，设定背景色并加大行高
- 插入图片：「Insert / 插入」→「Pictures / 图片」→「This Device / 此装置」，选取 Logo 档案放到左上角
- 在旁边的格子输入公司名称和表格标题，套用白色文字 + Bold + 放大字体
3.5 文字太长超出格子怎么办？
- 用 「Wrap Text / 自动换行」 让文字在格子内分行显示
- 或用 「Merge Cells / 合并储存格」 让标题跨栏显示，还可以调整缩排和对齐方式
- 之后想取消合并，执行 「Unmerge Cells / 取消合并储存格」 就好
- 想删除整行页首，对着该行按右键 → 「Delete / 删除」
3.6 列印时格线不见？（Gridlines）
Excel 画面上的格线只是辅助用的，列印时不会印出来。
两个解决方法：
- 📌 「Page Layout / 版面设定」→「Sheet / 工作表」→ 勾选「Print Gridlines / 列印格线」（简单但比较单调）
- ✅ 自己手动画框线，比较好看：
- 到 「View / 检视」 关掉预设的 Gridlines / 格线 显示
- 到 「Home / 常用」→「Borders / 框线」→「More Borders / 其他框线」
- 选择颜色（例如灰色）和位置（Inside / 中间 + Bottom / 底部）
- 🔎 详细教学：Print
4.0 资料加总、排序与筛选
4.1 自动计算（AutoSum）
💡 不用自己算，Excel 可以一键完成，在右上角打开 「AutoSum / 自动加总」 选单：
- Average / 平均值：算全体员工的平均薪资
- Count / 计数：统计有几笔资料
- Max / 最大值 和 Min / 最小值：找出最高或最低薪资
- Sum / 加总：一次加总所有员工薪资，快速掌握人事开销
4.2 排序（Sort）
- 可以把月薪由高到低（Sort Largest to Smallest） 或 由低到高（Sort Smallest to Largest） 排列，方便比较。
- 🔎 详细教学：Sort
4.3 筛选（Filter）
启用 「Filter / 筛选」 功能后，每个标题旁会出现小箭头（Dropdown Arrow），点击可以：
- 只显示特定部门的员工（例如只看业务部）
- 进行数字筛选（Number Filters）（例如找出月薪高于 RM 35,000 的员工）
- 每个栏位都有 「Clear Filter / 清除筛选」 可以单独移除条件
- 想看全部资料，执行 「Clear / 清除」 即可；不需要筛选功能，直接关掉 Filter 就好
- 🔎 详细教学：Filter
Table of Content
Sources
1. Google Drive: