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EP2. 工作表管理

1.0 复制工作表 & 清除资料

这集继续 Excel 基础教学，主要练习建立一张产品资料表。内容包括怎么复制工作表、建立下拉选单让输入更方便、用资料验证来防止输入错误，以及怎么在格子里嵌入图片。最重要的是这集开始教公式（Formula），包括怎么引用储存格来计算，以及如何用「绝对参照」锁定格子位置，避免公式复制后出错。

1.1 复制整张工作表（Copy Sheet）

  • 按住 Ctrl 不放，用滑鼠把工作表标签拖曳到旁边，放开后就会产生一张复制好的工作表。
  • 双击工作表标签可以重新命名（Rename）。

1.2 清除资料 vs 清除格式

  • 按 Delete 只会删掉资料内容，格式（框线、字体大小等）还是会留着。
  • 如果想连格式一起清掉，到右上角点「Clear / 清除」→「Clear Formats / 清除格式」或「Clear All / 清除全部」。

📌 清除完后，记得到「View / 检视」把 Gridlines / 格线 恢复显示。

2.0 建立下拉选单（Drop-down List）

2.1 方法一：直接输入选项

  1. 选取要建立下拉选单的储存格范围
  2. 到「Data / 资料」→「Data Validation / 资料验证」
  3. 资料类型选「List / 清单」
  4. 在文字框内输入选项，中间用半形逗号隔开（例如：上衣,裤子,配件）
  5. 按确定后，格子旁会出现小箭头，点击就可以选择

2.2 方法二：引用储存格范围作为来源

  1. 先在空白的地方把所有选项逐一列出来
  2. 选取要建立下拉选单的储存格
  3. 同样到 Data Validation → List，然后框选刚才列出的选项范围
  4. 按确定完成
  • 存放选项的栏位不能删除，但可以用右键选单的「Hide / 隐藏」把它藏起来。
  • 想恢复显示，同时选取隐藏栏两侧的栏位，右键执行「Unhide / 取消隐藏」就好。

3.0 资料验证与限制（Data Validation）

Data Validation 除了做下拉选单，也可以用来限制输入规则。例如：

  • 限制数值必须在某个范围内
  • 控制文字的字数上限
  • 限制日期只能输入过去的日期

Example：限制到职日期必须早于今天

  • 开启 Data Validation，资料类型选「Date / 日期」
  • 条件设为「Less than / 小于」
  • 文字栏输入 =TODAY()（代表今天的日期）

✅ 还可以设定

  • Input Message / 提示讯息：格子被选取时显示说明文字，帮助使用者了解正确格式
  • Error Alert / 错误提醒：输入不符合规则时，自动弹出警告通知

4.0 在储存格内嵌入图片（Embed Image in Cell）

  • 上一集的 Logo 是「浮在」储存格上方，不属于任何格子，不会跟着格子移动。
  • 📌 Microsoft 365 专属功能：插入图片时选「Place in Cell / 放置在储存格中」，图片会变成格子内容的一部分，跟着格子缩放移动。
  • 插入后可以加大行高（Row Height）让图片看得更清楚。

5.0 介面快捷键（Keyboard Shortcuts via Alt Key）

💡 不想一层层点选单？按 Alt 键，介面上方会出现对应的英文字母，直接按字母就能执行功能。

范例：插入图片的快捷键组合

步骤按键对应功能
1NInsert / 插入
2PPictures / 图片
3IPlace in Cell / 放置在储存格中
4DThis Device / 此装置

📌 记住 NPID 这个组合，之后插入图片直接用键盘搞定，不需要点滑鼠。

6.0 产生数列（Fill Series）

格子右下角有一个小方块（Fill Handle），善用它可以省很多时间：

  • 复制内容：拖曳小方块，把同一个值复制到邻近格子
  • 等差数列：在两个格子分别输入 1、2，框选后拖曳，会自动产生 1、2、3、4……
  • 自订间隔：输入 1、3，拖曳后会产生奇数数列（1、3、5、7……）
  • 日期/星期：同样适用，可以快速生成 1 月到 12 月的标题，或一周的星期名称

✅ 制作行事历或排班表非常好用！

7.0 建立公式（Formula）

7.1 基本公式写法

  • 公式必须以 = 开头，例如 =320*0.9
  • ❌ 但直接把数字写在公式里不好，因为修改单价或折扣后，结果不会自动更新

7.2 引用储存格（Cell Reference）✅

  • 正确做法是引用储存格位置，例如 =E3*F3
  • 这样 E3 或 F3 的数值一改，计算结果会立即自动更新
  • 把公式向下复制时，参照位置会自动调整：第一行 =E3*F3，第二行 =E4*F4，第三行 =E5*F5……

8.0 绝对参照（Absolute Reference）

1️⃣ 问题是什么？
当某个格子（例如折扣 H3）是固定的，公式复制下去后，H3 会变成 H4、H5……结果全部出错，显示 0。

2️⃣ 解决方法：锁定格子位置
需要把 H3 变成绝对参照，让它不随公式移动。

3️⃣ 两种做法：

  1. 手动在行列前加上 $ 符号：$H$3
  2. 💡 更快的做法：在公式内点击 H3，按 F4 快捷键，自动变成 $H$3

4️⃣ 锁定后的效果：

  • 公式复制到任何一行，$H$3 的位置都保持不变
  • 之后只要修改 H3 的折扣值，所有商品售价会同步更新 ✅

9.0 操作路径速查表

功能目的操作路径/快捷键
新增工作表创建空白工作表点击工作表栏的 + 号
复制工作表高效保留格式按住 Ctrl 键 + 拖曳工作表标签
重新命名工作表区分资料性质双击工作表标签
清除格式/全部删除单元格格式或所有内容「Home」标签 > 右上角「Clear」> 「Clear Format」或「Clear All」
建立下拉选单提升输入效率「资料」标签 > 「资料验证」 > 「清单」
隐藏/取消隐藏栏位隐藏下拉选单来源资料选中栏位 > 右键 > 「隐藏」/「取消隐藏」
设置输入规则/提醒限制资料格式「资料」标签 > 「资料验证」 > 设置条件
插入图片 (M365)将图片嵌入单元格Alt 键 > NPID
快速填充数列复制内容或生成等差数列拖曳单元格右下角小方块
建立公式进行计算单元格输入 = 符号
设定绝对参照锁定公式引用的单元格位置F4 快捷键
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Table of Content
Sources

1. YouTube：

  • Microsoft Excel 基礎教學 (2025)
  • Microsoft Excel 基礎教學 (EP.2) 工作表管理 / 下拉選單 / 資料驗證 / 公式建立 / 相對與絕對參照

2. Blog：

3. Google Drive：